Modelos de análise diplomática e tipológica foram mostrados
tanto nos textos quanto na palestra. Se utilizá-los em documentos convencionais
já é um desafio, imagine em documentos digitais?!
Relacionando ao tema da reportagem: O documento digital proveniente
do cheque, apresenta qual gênero? Imagético ou Textual? É como no caso do
processo judicial, onde apesar de ser gerado por scanner, também tem o conteúdo
textual. Mas neste caso o imagético fica mais relevante por demonstrar aspectos
de autenticidade que dependem da qualidade da imagem. Inclusive a citada
Stefanini Document Solutions, se apresenta como uma empresa que desenvolve
soluções de recuperação de informação.
Dentre os maiores ganhos para as empresas que adotam
sistemas eletrônicos de documentos aponta-se a agilidade no trâmite, visto que
consultar o documento independente das barreiras de espaço geográfico facilita
e desburocratiza ações. Quanto aos custos, entende-se que não há propriamente
uma economia, e sim uma realocação dos investimentos do transporte, por
exemplo, para a tecnologia. Um
problema ocasionado pelos sistemas de documentos eletrônicos é que falhas em
seu funcionamento podem comprometer os serviços oferecidos e provocar
reclamações das partes envolvidas.
Ruipérez cita algumas atividades, como classificação,
avaliação e descrição, que são feitas a partir da identificação das séries e
percorrem desde seu nascimento até sua morte, por assim dizer. Quando se trata
de documentação digital o que vem ocorrendo é que não passa por tais
atividades.
Lopez defende que os critérios de seleção e arranjo devem
ser claros. Na tentativa de dar um direcionamento na realização de algumas
destas atividades o Conarq dispõe em sua Resolução nº 14 sobre Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, e os
prazos de guarda e a destinação dos documentos, estabelecidos na Tabela Básica
de Temporalidade e Destinação de Documentos, considerando ainda a eliminação de
documentos de caráter público. Lopez diz que avaliar é uma necessidade da
práxis arquivística, já que até mesmo o descarte é justificável. Não se pode
guardar tudo e nem há necessidade, pois algumas informações se repetem na
documentação, mas é preciso utilizar critérios rigorosos, que irão garantir uma
boa organização e descrição do que se decide preservar para a compreensão da
sociedade.
É preciso explorar e
pesquisar mais sobre maneiras de adaptar estas atividades à realidade dos
documentos digitais! Seria pertinente, então dizer que o documento digital não
passa pelas fases do ciclo documental? O que acontece é que as fases não são
bem delimitadas. Seria ele corrente quando está passível de alterações, que
ficam registradas no sistema por quem e quando foram feitas? E permanente
quando não está mais em uso administrativo?
Então, qual o motivo de guardá-lo para a posteridade,
monumentalizando-o, como propõe Le Goff, mesmo que tenha sido gerado
espontaneamente e não com uma intenção ideológica? São questões a serem
discutidas.
A arquivística está relacionada à história. O historiador é
um dos principais usuários da informação que é tratada e disponibilizada nos
arquivos através dos documentos, do registro, do vestígio! Para a história, os
objetos que aos nossos olhos são estranhos, acabam se tornando documentos. A
tendência dos documentos mudarem de suporte, de passarem a ser eletrônicos,
pode até mesmo refletir para a história as mudanças sociais, o modo como o ser
humano vem se relacionando e se comunicando.
Mais do que gerenciar, é preciso preservar os documentos
digitais. O que percebemos é que muitas são as discórdias entre informática e
arquivística no que rodeia o tema. Esta também deve ser uma preocupação do
arquivista, apesar do conhecimento mais profundo sobre mídias, softwares e
hardwares estar com o pessoal da computação. A SICOOB comenta em ter adquirido
discos com grande capacidade de armazenamento. A arquivologia não deve competir
com as outras áreas, mas sim contar com a ajuda das mesmas, estabelecer um
diálogo que torne possível o esclarecimento dos seus objetivos.
E no contexto de um arquivo pessoal, por exemplo, deixando
de lado as instituições, como se encaixariam os documentos digitais? Lopez
chega a dizer em seu estudo sobre as associações políticas e sua tipologia, que
a arquivística brasileira não tem se voltado para os arquivos de natureza
privada. Notadamente a legislação arquivística brasileira não dá orientações
aplicáveis a toda e qualquer modalidade de arquivo, baseando-se principalmente
na esfera pública. Ele diz também que é preciso tratar cada um com sua
especificidade, de acordo com o seu tipo de acervo, não podendo
descontextualizar seus documentos, o que significa que cada documento deverá
ser agrupado com outros que reflitam a mesma tarefa, constituindo séries
documentais. Uma dificuldade do documento digital arquivísticos é que seu
contexto e sua relação com os outros documentos podem ser facilmente perdidos,
especialmente se forem removidos do lugar onde foram criados.
E a questão da conservação do documento físico também é polêmica.
É claro que os cheques do SICOOB não serão eliminados enquanto vigorarem, pois
possuem valor financeiro, talvez em outro momento, levando em consideração o
disposto em cada Tabela de Temporalidade. O mesmo ocorre nos processos
judiciais, visto que não só o físico possui valor comprobatório, e utilizando-se do cheque digitalizado é
possível realizar operações bancárias. Na realidade o que mais acontece é a
manutenção do físico, no caso de precisarem ser utilizados novamente por algum
erro, de digitalização, por exemplo, não por desconfiança de que não sejam
fidedignos.
E quanto ao que alguns chamam de forma e outros de status
nos documentos digitais provenientes do cheque? Pode-se dizer que o físico é o
original e os demais cópias. Há também
os documentos que já nascem digitais, que também precisam apresentar elementos
em sua forma que indiquem que são fontes confiáveis, como a autenticação, que
como nos diz Duranti reconhece legalmente que a assinatura do documento é de
quem diz ser. Do mesmo jeito, já temos assinatura e certificação digital. Ainda sobre a forma, se alterado o idioma,
por exemplo, o documento pode representar algo diferente. E é no texto do
documento que está a razão de sua criação, sendo, portanto a parte mais importante
do documento. É importante tomar cuidado, como Leonardo nos disse, da sua
origem ao seu destino, pois o documento pode sofrer influências externas que
irão descaracterizá-lo como autêntico. A reportagem também pontua a realização
de treinamento dos funcionários, o que de fato é importante, para evitar
mudanças, propositais ou não no teor do documento.
Imagem extraída de: http://www.itportal.com.br/case/sicoob-adota-verificac-o-automatica-da-qualidade-da-imagem-de-cheques, em 16/01/2013.
