Documentos digitais - A velha nova era!

Para quem está precisando de uma ajudinha financeira pra realizar a viagem dos sonhos... 

O Sicoob - Sistema de Cooperativas de Crédito do Brasil, maior sistema cooperativo do Brasil e uma das seis instituições com maior movimento na Compe e possui 14 cooperativas centrais, adotou uma nova solução de verificação automática da qualidade da imagem de cheques que mudou a rotina de compensação nas cooperativas de crédito. Desde então, para cada cheque depositado na boca do caixa ou nos terminais de autoatendimento, um scanner gera um arquivo digital, que é disponibilizado para a consulta das instituições financeiras envolvidas na transação.

O novo processo permite mais segurança e economia, pois reduz fraudes e elimina custos com malotes, transportes e manutenção dos centros de compensação. O principal reflexo da iniciativa é a eliminação de etapas burocráticas e a consequente redução no tempo que o cheque leva para ser creditado.

Como bem sabemos a diplomática se preocupa também com a autenticidade!

Veja a íntegra da reportagem!

Modelos de análise diplomática e tipológica foram mostrados tanto nos textos quanto na palestra. Se utilizá-los em documentos convencionais já é um desafio, imagine em documentos digitais?!

Relacionando ao tema da reportagem: O documento digital proveniente do cheque, apresenta qual gênero? Imagético ou Textual? É como no caso do processo judicial, onde apesar de ser gerado por scanner, também tem o conteúdo textual. Mas neste caso o imagético fica mais relevante por demonstrar aspectos de autenticidade que dependem da qualidade da imagem. Inclusive a citada Stefanini Document Solutions, se apresenta como uma empresa que desenvolve soluções de recuperação de informação.

Dentre os maiores ganhos para as empresas que adotam sistemas eletrônicos de documentos aponta-se a agilidade no trâmite, visto que consultar o documento independente das barreiras de espaço geográfico facilita e desburocratiza ações. Quanto aos custos, entende-se que não há propriamente uma economia, e sim uma realocação dos investimentos do transporte, por exemplo, para a tecnologia. Um problema ocasionado pelos sistemas de documentos eletrônicos é que falhas em seu funcionamento podem comprometer os serviços oferecidos e provocar reclamações das partes envolvidas.

Ruipérez cita algumas atividades, como classificação, avaliação e descrição, que são feitas a partir da identificação das séries e percorrem desde seu nascimento até sua morte, por assim dizer. Quando se trata de documentação digital o que vem ocorrendo é que não passa por tais atividades.

Lopez defende que os critérios de seleção e arranjo devem ser claros. Na tentativa de dar um direcionamento na realização de algumas destas atividades o Conarq dispõe em sua Resolução nº 14 sobre Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, e os prazos de guarda e a destinação dos documentos, estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos, considerando ainda a eliminação de documentos de caráter público. Lopez diz que avaliar é uma necessidade da práxis arquivística, já que até mesmo o descarte é justificável. Não se pode guardar tudo e nem há necessidade, pois algumas informações se repetem na documentação, mas é preciso utilizar critérios rigorosos, que irão garantir uma boa organização e descrição do que se decide preservar para a compreensão da sociedade.

É preciso explorar e pesquisar mais sobre maneiras de adaptar estas atividades à realidade dos documentos digitais! Seria pertinente, então dizer que o documento digital não passa pelas fases do ciclo documental? O que acontece é que as fases não são bem delimitadas. Seria ele corrente quando está passível de alterações, que ficam registradas no sistema por quem e quando foram feitas? E permanente quando não está mais em uso administrativo?  Então, qual o motivo de guardá-lo para a posteridade, monumentalizando-o, como propõe Le Goff, mesmo que tenha sido gerado espontaneamente e não com uma intenção ideológica? São questões a serem discutidas.

A arquivística está relacionada à história. O historiador é um dos principais usuários da informação que é tratada e disponibilizada nos arquivos através dos documentos, do registro, do vestígio! Para a história, os objetos que aos nossos olhos são estranhos, acabam se tornando documentos. A tendência dos documentos mudarem de suporte, de passarem a ser eletrônicos, pode até mesmo refletir para a história as mudanças sociais, o modo como o ser humano vem se relacionando e se comunicando.

Mais do que gerenciar, é preciso preservar os documentos digitais. O que percebemos é que muitas são as discórdias entre informática e arquivística no que rodeia o tema. Esta também deve ser uma preocupação do arquivista, apesar do conhecimento mais profundo sobre mídias, softwares e hardwares estar com o pessoal da computação. A SICOOB comenta em ter adquirido discos com grande capacidade de armazenamento. A arquivologia não deve competir com as outras áreas, mas sim contar com a ajuda das mesmas, estabelecer um diálogo que torne possível o esclarecimento dos seus objetivos.

E no contexto de um arquivo pessoal, por exemplo, deixando de lado as instituições, como se encaixariam os documentos digitais? Lopez chega a dizer em seu estudo sobre as associações políticas e sua tipologia, que a arquivística brasileira não tem se voltado para os arquivos de natureza privada. Notadamente a legislação arquivística brasileira não dá orientações aplicáveis a toda e qualquer modalidade de arquivo, baseando-se principalmente na esfera pública. Ele diz também que é preciso tratar cada um com sua especificidade, de acordo com o seu tipo de acervo, não podendo descontextualizar seus documentos, o que significa que cada documento deverá ser agrupado com outros que reflitam a mesma tarefa, constituindo séries documentais. Uma dificuldade do documento digital arquivísticos é que seu contexto e sua relação com os outros documentos podem ser facilmente perdidos, especialmente se forem removidos do lugar onde foram criados.

E a questão da conservação do documento físico também é polêmica. É claro que os cheques do SICOOB não serão eliminados enquanto vigorarem, pois possuem valor financeiro, talvez em outro momento, levando em consideração o disposto em cada Tabela de Temporalidade. O mesmo ocorre nos processos judiciais, visto que não só o físico possui valor comprobatório, e  utilizando-se do cheque digitalizado é possível realizar operações bancárias. Na realidade o que mais acontece é a manutenção do físico, no caso de precisarem ser utilizados novamente por algum erro, de digitalização, por exemplo, não por desconfiança de que não sejam fidedignos. 

E quanto ao que alguns chamam de forma e outros de status nos documentos digitais provenientes do cheque? Pode-se dizer que o físico é o original e os demais cópias.  Há também os documentos que já nascem digitais, que também precisam apresentar elementos em sua forma que indiquem que são fontes confiáveis, como a autenticação, que como nos diz Duranti reconhece legalmente que a assinatura do documento é de quem diz ser. Do mesmo jeito, já temos assinatura e certificação digital.  Ainda sobre a forma, se alterado o idioma, por exemplo, o documento pode representar algo diferente. E é no texto do documento que está a razão de sua criação, sendo, portanto a parte mais importante do documento. É importante tomar cuidado, como Leonardo nos disse, da sua origem ao seu destino, pois o documento pode sofrer influências externas que irão descaracterizá-lo como autêntico. A reportagem também pontua a realização de treinamento dos funcionários, o que de fato é importante, para evitar mudanças, propositais ou não no teor do documento.

Imagem extraída de: http://www.itportal.com.br/case/sicoob-adota-verificac-o-automatica-da-qualidade-da-imagem-de-cheques, em 16/01/2013.